Zeiterfassung mit SAP Success Factors Time Management

Eine integrierte digitale Zeiterfassung bietet im Vergleich zu Excel oder gar der Papierversion zahlreiche Vorteile. Doch wie genau kann ein Zeitmanagement in SAP SuccessFactors aussehen?

Cooler Mix: Employee Central Time Off mit Employee Central Time Sheet 

SAP SuccessFactors (SF) bietet drei Möglichkeiten zur Verwaltung von Arbeitszeiten. Mit Time Off lassen sich Abwesenheitszeiten wie beispielsweise Krankheit oder Urlaub erfassen. Ein Vorteil ist die gute Handhabbarkeit. Im Rahmen des Self-Service Gedanken erstellen die Mitarbeitenden Ihre Abwesenheitsanträge direkt im System. Die Software erstellt Urlaubskonten automatisch und dynamisch, berücksichtigt dabei Arbeitszeitmodelle sowie länder- und unternehmensspezifische Besonderheiten. Sie validiert Buchungskonflikte in Echtzeit und integriert Abwesenheitsdaten in das Abrechnungssystem.  

Mit Time Sheet lassen sich Anwesenheitszeiten erfassen innerhalb von SAP SF Time Management. Das Tool ermöglicht es, Arbeitszeiten auf Tages- oder Wochenbasis zu dokumentieren, sei es über die Webanwendung, die SuccessFactors App oder die MS Teams Integration. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten so leicht selbst eintragen, Vorgesetzte die Daten dann digital überprüfen und freigeben. Zu definierende Zeiterfassungsprofile bestimmen, wie Arbeitszeiten aufzuzeichnen, zu verarbeiten und zu verwalten sind.  

Um sicherzustellen, dass die Stundenaufzeichnungen den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben entsprechen, kann das Tool spezielle Regeln und Einstellungen für bestimmte Mitarbeitergruppen definieren. Dabei stehen zwei Varianten der Zeiterfassung zur Auswahl: die uhrzeitbasierte (Clock Time-based) und die dauerbasierte (Duration-based) Aufzeichnung.

Employee Central Time Off und Time Sheet arbeiten ohne digitalen Bruch zusammen und bilden in der Kombi ein komplettes Zeitfassungssystem ab.  

Noch mehr Möglichkeiten mit SAP SuccessFactors Time Tracking

Time Tracking bietet neben den Time Sheet-Funktionen zusätzliche Features zur Arbeitszeitaufzeichnung, die hohen Compliance-Anforderungen gerecht werden. Besonders die Stempelfunktion (Kommen und Gehen) ist ein wichtiges Feature, das im Rahmen einer Time Tracking-Lizenz verfügbar ist. Diese Stempelfunktion lässt sich über die SuccessFactors Homepage, die mobile App, MS Teams oder die Terminalintegration nutzen. Hiermit kommt ebenfalls das Time Sheet Approval Center ins Spiel, das dem Management einen Überblick zur Genehmigung und Kontrolle von Arbeitsnachweisen gibt. Weitere Features, wie die mitternachtsübergreifende Zeitdokumentation von Anwesenheiten und viele andere, stehen lediglich mit Time Tracking zur Verfügung.

Fazit: Wer entscheiden will, was er nun braucht, sollte die Anforderungen der unternehmensspezifischen Protokollierung der Arbeitszeiten genau im Blick haben. Hier können erfahrene Berater viel Zeit und Kosten sparen. Denn: An einer individuellen Betrachtung und Bewertung führt hier kein Weg vorbei. Good to know: Wenn nötig kann Time-Tracking auch nur für Teilbereiche der Belegschaft zum Einsatz kommen.  

‍